Neuhrazená zálohová faktura

[jajas]

Dobrý den,
řešíme na naší SŠ, jak zaúčtovat tento případ. V roce 2009 jsme obdrželi zálohové faktury. Některé z nich nebyly vloni uhrazeny. Takže účetně vlastně nejsou na žádném účtu. Máme je jen v evidenci. Hradíme je až teď v lednu.
Za uhrazené zálohove faktury docházejí daňové doklady, které mají DUZP rok 2009, ale byly vystaveny v lednu 2010. Paní vedoucí chce, abychom do roční závěrky 2009 zaúčtovali částky vloni neuhrazených zálohových faktur interním dokladem na účty 501X381 (náklady příštích období). A v letošním roce 2010 proúčtovali úhradu zálohových faktur na 381X321. Vysvětluje to tak, že loňské zálohové faktury (kdyby byly vloni i uhrazeny) jsou vlastně nákladem roku 2009.
Já mám pocit, že nákladem roku 2009 by byly, kdyby byly uhrazeny v roce 2009. Vzhledem k tomu, že úhrada (tedy výdaj, náklad) proběhla až v letošním roce, pak je to náklad roku 2010? Takže jsem z toho zmatená. Myslíte, že by mi někdo z Vás (pokud jsem to vůbec srozumitelně napsala) mohl poradit, co s daňovými doklady vystavenými v r.2010, které se vážou na zálohové faktury r.2009? Děkuji .

[Dája]

Všeobecně platí, že pokud se zálohová faktura týká materiálu, energií, práce nebo služby atd. provedené v r. 2009, měla by se zaúčtovat jako náklad r. 2009. Faktura se zaúčtuje 314321, vnitřním dokladem se doúčtuje 5XX/383 - výdaje příštích období. V r. 2010 se odúčtuje a po obdržení vyúčtovací faktury se účtuje 501/314 přes 321.Tak to je pokud víte, že výše zálohy se bude rovnat výši vyúčtovací faktury. Pokud je záloha jen částečná a vy víte, že bude vyúčtování vyšší, odhadnete výši a účtujete 5XX/389 - dohadné účty pasivní. V r. 2010 stejný postup jako u 383.
Když jste obdrželi zálohovou fakturu v r. 2009, měli jste ji zavést do knihy došlých faktur 2009 a účtovat 314/321. V roce 2010 pak úhrada. Neměli byste tyto faktury mít jen v evidenci,ale zaúčtovány. Pokud by tyto zálohové neuhrazené faktury byly za dodávky provedené až v 2010, zůstávají na 314.
K celé 314 pak musíte udělat dokladovou inventuru.
Náklad vám vzniká tehdy, kdy je dodávka, nikoliv, kdy je úhrada. I kdybyste fakturu nikdy neuhradila - stále je to náklad, když dodávka byla uskutečněna.
Účet 381 je aktivní účet. Na účtu 381 můžete účtovat časové rozlišení nákladů. Např. dostanete fakturu za pojištění, které je od 1.1. do 31.12. Pak v lednu naúčtujete do nákladů 1/4 ceny (za 1.Q.) a zbytek na účet 381 na MD. A každé čtvrtletí naúčtujete další čtvrtinu 5XX/381.

[jajas]

Děkuji za rozsáhlé vysvětlení. Tak to vypadá, že děláme něco špatně. Když nám příjde zálohová faktura, tak ji dáváme pouze do evidence. Do účetnictví nám vstupuje až po její úhradě. Takže v případě její úhrady účtujeme:
úhrada ZF (100) 314 x 241 (100)
daňový doklad (300) 501 x 321 (300)
odúčt. ZF (-100) 321 x 314 (200)
úhrada dopl.daň.dokladu 321 x 241 (200)

Vůbec nás nenapadlo účtovat zálohovou fakturu na účet 321. Tam účtujeme pouze daňové doklady (faktury)! Na to se musím někde podívat a prostudovat, to.
Takže v našem případě je to teď tak, že v r.2009 - zálohová faktura není v účetnictví Je pouze zaevidovaná. Do účetnictví nám vstoupila v r.2010 její úhradou (314x241). V témže roce došel daňový doklad s DUZP r. 2009, s datem vystavení r.2010. No přesto jsem z toho janek. Jdu ještě někde hledat. Přesto děkuji za Vaši reakci.

[jajas]

Ještě jednou k účtování záloh. Momentálně jsem našla jen odpověď jakéhosi auditora v jedné diskusi, která zní:

Zálohové faktury jsou někdy velký problém. O zálohové faktuře se účtuje až při její platbě. Nesmí se provést předpis při příjmu
zálohové faktury do firmy MD 314 D 321.Toto je chybné. Tím, že došla zálohová faktura do firmy nevzniká právní nárok na její úhradu tzn. o ní nesmíme účtovat. V případě, že zaúčtujeme předpis zálohové faktury např. MD 314 D 321 provedli jsme zkreslení účetních výkazů ( nadhodnocena aktiva i pasiva ) a tím došlo k porušení zákona o účetnictví - věrný obraz. Další dopad to může mít v případě, že jste provedli předpis zálohové fa dosud bez zaplacení, přijde finančák na kontrolu a zjistí chyby.
Evidence zálohových faktur dosud neuhrazených musí být pouze neúčetní.

Co si o tom myslíte Vy?
My jsme vždy o záloze účtovali až při její úhradě. Proto mně teď mate ten náš případ, kdy jsme v r.2009 (zálohovka je pouze evidována) zálohovku neuhradili, až v r.2010, ale daňový doklad jsme dostali samozřejmě letos s DUZP r.2009. No já už fakt nevím, co s tím. Dát to do nákladů r.2009 interním dokladem 501 x 381? a v r.2010 proúčtovat interním dokladem 381 x 321 a úhradu 321 x 241?
Už asi blbnu. Děkuji a nashledanou!

[Dája]

Jajasi, já už nevím, jestli mám hlavu . To jsem nikdy neslyšela ani nečetla, že by se 314 musela účtovat až při úhradě. Každopádně nutnost účtování přes 321 vznikla když jsme přecházeli z rozpočtovky na příspěvkovou. U rozpočtovky se účtovaly náklady až při úhradě a u příspěvkové vyvstala nutnost účtovat náklady bez ohledu na úhradu. Účtuji v Ginisu - to je vylepšený Gordic,a u jedné fa mám dvojí účtování likvidaci 5xx/321 a úhradu 321/241. Každé se účtuje jiný den. Likvidace v den, kdy DUZP a úhrada dle výpisu z banky. Takže bych zřejmě musela DUZP zfalšovat a napsat tam den platby. To se mi nezdá. Ať je to tak nebo tak, pokud náklad vznikl v r. 2009 do r. 2009 bych účtovala vnitřním dokladem 5XX/383 (ne 381!!!). V r. 2010 314/241 - zaplacení. Odúčtování vnitřním dokladem toho, co jsem zaúčtovala v r. 2009 -5XX/-383. Po dodání vyúčtovací faktury 5XX/314.
Bylo by dobré, kdyby se tady objevil Fenix a napsal svůj názor. Fenixi -jste na příjmu?

[divizna]

Na školení zazněl tento dotaz ohledně účtování zálohových faktur. Odpověď byla taková, že o zálohové faktuře se účtuje až v okamžiku úhrady.
Takže souhlasím s odpovědí v příspěvku od jajas.

[škola]

Dobrá den,
můžete mi poradit?
V roce 2009 zálohová faktura za služby, které budou provedené v lednu 2010. Já sem účtovala
zálohová faktura (předpis na faktuře) 314/321
úhrada v roce 2009 321/241
Nyní mi na 314 zůstává částka za uhrazenou zálohovou fakturu.
Vyúčtování bude provedeno na základě uskutečněné služby v lednu 2010.

Nebo jsem měla účtovat: zálohová faktura (předpis na faktuře) 321/314,
poskytnutá záloha-úhrada 314/241
Na 321 bude bude zůstatek na straně MD.
Co s tím zůstatkem? Přeúčtovat na nějaké pohledávky?
Děkuji za odpověď.
J.N.

[refi]

škola> váš případ účtuji vaší první variantou, zůstává mi to prostě na zálohách, do nákladů se to dostane až v roce 2010, kam to patří.

[eva.pro]

Účtuji taky jako refi.

[noclaf]

IMHO to je spatne

O zalohove fakture se neuctuje do okamziku zaplaceni ( 241 je hadam banka , jsem zvykly na 221 )
Pokud zapomeneme na DPH ( protoze mam temne tuseni ze tam doslo ke zmene, jen si nejsem schopny vzpomenout k jake ).
Uctoval bych zalohy takto :
zalohova fa - nic
zaplaceni zalohove fa - 314/221
normalni fa - 5xx/321
zuctovani zaloh a doplatek - 321 / 314,221

Zalohovka AFAIK nema na 321 co delat.

[jajas]

Pro "noclaf" - Ano, já souhlasím. Takto to účtuji i já.
Pro "škola" - na 321 Vám máte zůstatek právě proto, že se snažíte účtovat o předpisu zálohové faktury (314/321). Skutečně se domnívám, že o předpisu zálohovky se neúčtuje.

[Dája]

Pro škola - samozřejmě že vaše první varianta - druhá vůbec nepřipadá v úvahu. A navíc, jak všichni píšou, že 321 ne, tak jste měla účtovat jen 314/241. Ale i když účtujete jak píšete v první variantě, tak Vám na 321 po platbě nic nezůstává, zůstane jen 314. Já osobně taky účtuji přes 321 - protože mi program nutí kontování 2 řádků likvidace a 2 řádků krytí. Teprve letos nabídli, že lze likvidaci kontovat s nulami a tím pádem se nezaúčtuje a v kontaci krytí bych mohla účtovat jen 314/241. Nedělám to, protože těch změn je tolik, že už tak z nich blbnu.

[bielja]

Protože z těch všech rad mi jde hlava kolem ráda bych si to ujasnila. Rok 2010 - zálohové faktury (na cokoliv). Zapisuji je do knihy faktur, 314/321, úhrada z BÚ 321/241, dojde faktura jako daňový doklad - nějaká 5../321 a odúčtuju mínusem 314/321. V případě konce roku se to přeúčtuje na nějakou 3 jako náklady příštích období?, ale nejdříve to opět odúčtuju mínusem z 314. Chňapu dobře?

[Terina]

Protože z těch všech rad mi jde hlava kolem ráda bych si to ujasnila. Rok 2010 - zálohové faktury (na cokoliv). Zapisuji je do knihy faktur, 314/321, úhrada z BÚ 321/241, dojde faktura jako daňový doklad - nějaká 5../321 a odúčtuju mínusem 314/321. V případě konce roku se to přeúčtuje na nějakou 3 jako náklady příštích období?, ale nejdříve to opět odúčtuju mínusem z 314. Chňapu dobře?

Já účtuji a mám to odsouhlaseno Ing. Netouškovou takhle: zálohová fa: 314/321, úhrada 321/241, daňový doklad: 5../314. Na konci roku nic nepřeúčtováváte, protože nic nemáte ani v nákladech ani ve výnosech. Prostě to zůstane jako záloha na 314 (v případě, že nedošel daňový doklad a máte pouze zaplacenou zálohu). Časové rozlišování je jenom pro náklady a výnosy, abyste neměla zkreslený hospodářský výsledek. To znamená, že pokud máte např. fakturu za nájem, kterou hradíte v jednom roce, ale týká se dvou různých účetních období, tak to musíte rozlišit, aby v každém roce byla jenom ta příslušná část nákladů (event. výnosů), která tam patří. Snad mi rozumíte.

[bielja]

Celkem chápu Ale mohu to udělat i přes odúčtování té zálohy mínusem, na faktuře tedy budou 2 zápisy 5../321
a -314/-321. Nebo to je tak špatně?