Stránka 1 z 1

SPIS

PříspěvekNapsal: ned 14. led 2018 17:40:31
od katerina9
Hezký dobrý den,
válčím se spisovou službou a chtěla jsem vás poprosit o radu:
Musím každý rok zakládat nové spisy nebo je možné dokumenty došlé v roce 2018 založit i do spisu z roku 2017, když se týkají stejné oblasti?

Děkuji moc

Katka

Re: SPIS

PříspěvekNapsal: pon 15. led 2018 14:13:56
od nono
Nevím jestli Vás dobře chápu.... to jsou doklady předávané z kanceláře do archivu ?
Já to u nás dělám tak, že ze skříní předám do archivu to co už nebudu potřebovat
a co se mi už do skříní v kanceláři nevejde. Takže třeba korespondenci dám do jedné archivační krabice
např. za roky 2015, 2016 a 2017.
Doklady ke zdravotním pojišťovnám také třeba za 3 roky.....
Ale pak pozor při likvidaci dokumentů - když je možné je zlikvidovat za 5 let, likviduji až je lhůta
toho "nejmladšího" - prostě celou krabici, pak nevybírám ..... to bych se z toho :? :crazy: :gcrazy:
A zaznamenám to i do archivní knihy, že např. v arch.krabici č. 1091 je korespondence za r. 2015, 2016, 2017

Re: SPIS

PříspěvekNapsal: pon 15. led 2018 16:24:00
od fany
Děláme jako nono, ale s tím rozdílem, že...vyházím skříň v kanclu (ve kterých mívám věci tak 3 roky nazpět), vezmu dejme tomu rok 2014 a všechno, co má stejný skartační znak, např. S 10, dám do jedné krabice a navrch napíšu, co všechno krabice obsahuje. Takhle to dělám hlavně u papírů, kterých je za ten rok málo, ne třeba u faktur nebo pokladních dokladů :bye:

Re: SPIS

PříspěvekNapsal: stř 31. led 2018 23:05:22
od Milarka
Praxe nono a fany je pochopitelná, ale od května bude asi špatně kvůli GDPR. Vypadá to, že se budou muset dodržovat přesně skartační lhůty, jinak může dojít k porušení povinností při nakládání s osobními údaji. Takže každý rok do spisovny, každý rok skartační řízení. Zblázní se z toho lidi ve spisovnách i v archivech...

Re: SPIS

PříspěvekNapsal: sob 10. úno 2018 19:50:51
od katerina9
Zdravím vás všechny,

děkuji Vám za odpovědi, ale asi jsem se špatně vyjádřila:
v roce 2017 mám nově vytvořený spis s názvem Životní prostředí, v roce 2018 mi přišel dokument, který patří opět do Spisu s názvem Životní prostředí. Má otázka zní, jestli musím znovu vytvořit v roce 2018 spis s názvem Životní prostředí nebo stačí, když dokument, který přišel v roce 2018 vložím do spisu, který byl vytvořen v roce 2017?

Děkuji Vám moc

Re: SPIS

PříspěvekNapsal: sob 10. úno 2018 20:15:20
od Milarka
Pokud to bude spis Životní prostředí - výsadba aleje, která započala v roce 2017 a dokončena bude 2018, pak bych pokračovala ve spisu. Pokud jsou to různé dokumenty, např. Povolení kácení dřevin, pak rozdělit podle let.