SPIS

archivní lhůty, kategorie, skartace

SPIS

Příspěvekod katerina9 » ned 14. led 2018 17:40:31

Hezký dobrý den,
válčím se spisovou službou a chtěla jsem vás poprosit o radu:
Musím každý rok zakládat nové spisy nebo je možné dokumenty došlé v roce 2018 založit i do spisu z roku 2017, když se týkají stejné oblasti?

Děkuji moc

Katka
katerina9
 
Příspěvky: 2
Registrován: ned 14. led 2018 17:34:17

Re: SPIS

Příspěvekod nono » pon 15. led 2018 14:13:56

Nevím jestli Vás dobře chápu.... to jsou doklady předávané z kanceláře do archivu ?
Já to u nás dělám tak, že ze skříní předám do archivu to co už nebudu potřebovat
a co se mi už do skříní v kanceláři nevejde. Takže třeba korespondenci dám do jedné archivační krabice
např. za roky 2015, 2016 a 2017.
Doklady ke zdravotním pojišťovnám také třeba za 3 roky.....
Ale pak pozor při likvidaci dokumentů - když je možné je zlikvidovat za 5 let, likviduji až je lhůta
toho "nejmladšího" - prostě celou krabici, pak nevybírám ..... to bych se z toho :? :crazy: :gcrazy:
A zaznamenám to i do archivní knihy, že např. v arch.krabici č. 1091 je korespondence za r. 2015, 2016, 2017
nono
 
Příspěvky: 721
Registrován: ned 15. bře 2009 1:25:10

Re: SPIS

Příspěvekod fany » pon 15. led 2018 16:24:00

Děláme jako nono, ale s tím rozdílem, že...vyházím skříň v kanclu (ve kterých mívám věci tak 3 roky nazpět), vezmu dejme tomu rok 2014 a všechno, co má stejný skartační znak, např. S 10, dám do jedné krabice a navrch napíšu, co všechno krabice obsahuje. Takhle to dělám hlavně u papírů, kterých je za ten rok málo, ne třeba u faktur nebo pokladních dokladů :bye:
fany
 
Příspěvky: 335
Registrován: pát 25. bře 2011 11:36:05

Re: SPIS

Příspěvekod Milarka » stř 31. led 2018 23:05:22

Praxe nono a fany je pochopitelná, ale od května bude asi špatně kvůli GDPR. Vypadá to, že se budou muset dodržovat přesně skartační lhůty, jinak může dojít k porušení povinností při nakládání s osobními údaji. Takže každý rok do spisovny, každý rok skartační řízení. Zblázní se z toho lidi ve spisovnách i v archivech...
Milarka
 
Příspěvky: 10
Registrován: úte 14. říj 2014 9:54:57

Re: SPIS

Příspěvekod katerina9 » sob 10. úno 2018 19:50:51

Zdravím vás všechny,

děkuji Vám za odpovědi, ale asi jsem se špatně vyjádřila:
v roce 2017 mám nově vytvořený spis s názvem Životní prostředí, v roce 2018 mi přišel dokument, který patří opět do Spisu s názvem Životní prostředí. Má otázka zní, jestli musím znovu vytvořit v roce 2018 spis s názvem Životní prostředí nebo stačí, když dokument, který přišel v roce 2018 vložím do spisu, který byl vytvořen v roce 2017?

Děkuji Vám moc
katerina9
 
Příspěvky: 2
Registrován: ned 14. led 2018 17:34:17

Re: SPIS

Příspěvekod Milarka » sob 10. úno 2018 20:15:20

Pokud to bude spis Životní prostředí - výsadba aleje, která započala v roce 2017 a dokončena bude 2018, pak bych pokračovala ve spisu. Pokud jsou to různé dokumenty, např. Povolení kácení dřevin, pak rozdělit podle let.
Milarka
 
Příspěvky: 10
Registrován: úte 14. říj 2014 9:54:57


Zpět na Spisová služba

Kdo je online

Uživatelé procházející toto fórum: Žádní registrovaní uživatelé a 2 návštevníků