Spisová služba elektonicky

archivní lhůty, kategorie, skartace

Spisová služba elektonicky

Příspěvekod volahova » pon 07. dub 2014 12:19:32

Dobrý den, zakoupili jsem SW na spis. službu, do ted jsme vedli pouze knihu pošty, a jednací čísla jsme nevedli, jsme ZŠ. Jsem z toho trochu zmatená. Mám zapisovat a tím přidělovat č.j. veškeré došlé a odcházející poště ? I nepodstatným papírům jako nabídky, časopisy apod. Jak to děláte vy? Měla jsem jít na školení ale v tom termínu jdu na operaci se synem, tak nemohu. Moc děkuji za veškeré postřehy.
volahova
 
Příspěvky: 75
Registrován: pon 03. bře 2014 10:00:22

Re: Spisová služba elektonicky

Příspěvekod hakaji » stř 09. dub 2014 10:11:26

Já tedy zapisuji do knihy pošty veškerou došlou poštu a přiděluji jim č.j. (pod stejným č.j. na některé dopisy odpovídám, takže je zapisuji do stejného řádku, kolonka vyřízení, pokud nevyžadují odpověď v tom případě do vyřízení si nechám podepsat toho, komu dopis dám) mimo faktury, které se evidují v účtárně v knize faktur a mimo časopisů a novin, vedu si jen v sešitě záznam kdy který časopis přišel a komu jsem do dala. Doufám, že je to tak správně.
hakaji
 
Příspěvky: 3
Registrován: čtv 08. bře 2012 12:08:49

Re: Spisová služba elektonicky

Příspěvekod Alcha » stř 09. dub 2014 17:40:40

volahova píše:Dobrý den, zakoupili jsem SW na spis. službu, do ted jsme vedli pouze knihu pošty, a jednací čísla jsme nevedli, jsme ZŠ. Jsem z toho trochu zmatená. Mám zapisovat a tím přidělovat č.j. veškeré došlé a odcházející poště ? I nepodstatným papírům jako nabídky, časopisy apod. Jak to děláte vy? Měla jsem jít na školení ale v tom termínu jdu na operaci se synem, tak nemohu. Moc děkuji za veškeré postřehy.


Čísla jednací určitě nemusíte přidělovat veškeré poště, "pouze" té, kterou máte uvedenou ve spisovém plánu, tzn. poště pro Vás podstatné a důležité. Takže určitě nezapisujte žádné pozvánky, nabídky, časopisy apod., faktury se také nazapisují, ty patří do knihy faktur. Když odpovídáte na došlou poštu, tak pod stejným číslem jednacím, jaké jste ji přidělila, když přišla. Školení v nějakém dalším termínu Vám doporučuji, budete v tom mít víc jasno. Zdravím a přeji ať to zvládnete :thumbs up:
Alcha
 
Příspěvky: 8
Registrován: úte 26. úno 2013 23:58:03

Re: Spisová služba elektonicky

Příspěvekod sebi25 » čtv 10. dub 2014 15:18:17

Dobrý den,

spisovou službu musíte vést v souladu se zákonem o archivnictví a spisové službě a zároveň s platnou vyhláškou o podrobnostech výkonu spisové služby. Měli byste mít jako organizace směrnici týkající se evidence dokumentů - spisový a skartační řád organizace, kde přesně popíšete, jak se dokumenty evidují (doručené i vlastní) - pouze důležité dokumenty týkající se organizace!, jakým způsobem se tvoří spis, jakým způsobem rozdělujete a vyřizujete dokumenty a další. Faktury, objednávky se vedou v samostatné evidenci, pokud máte elektronickou evidenci účetnictví, zpravidla program toto nabízí. Nezapisují se nabídky, pozvánky, tiskoviny, knihy a pod. Pokud vedete tiskoviny v samostatné agendě/sešitu, nevadí. My ji vedeme také, protože jsme velká škola a neměli bychom přehled komu tiskovina (časopis) patří.
sebi25
 
Příspěvky: 3
Registrován: čtv 10. dub 2014 14:02:23
Bydliště: Ústí nad Labem


Zpět na Spisová služba

Kdo je online

Uživatelé procházející toto fórum: Žádní registrovaní uživatelé a 1 návštěvník

cron