Archivní a spisová služba od 1.7. 2012

archivní lhůty, kategorie, skartace

Archivní a spisová služba od 1.7. 2012

Příspěvekod tako » pon 28. kvě 2012 11:34:49

Dobrý den,
dozvěděla jsem se, že od 1.7. 2012 platí novela zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Byli jste už někdo na nějakém školení k této novele? Je tam nějaká velká změna?
tako
 
Příspěvky: 112
Registrován: stř 06. říj 2010 12:08:48

Re: Archivní a spisová služba od 1.7. 2012

Příspěvekod petraho » čtv 14. čer 2012 14:50:09

Zatím také moc nevím. Pouze to, že se novela o hodně týká archivu v digitální podobě a ukládání dat do elektronického archivu. Také by mělo dojít ke změně skartačního plánu. Nějaké závazné skartační lhůty, a změnu pojmů na protokolech o skartaci a archivaci a výpůjčních listech. Nemám to ještě zjištěné.

Co je ale jisté, že opět musím předělat spisový a skartační řád, aby obsahoval novelu. (Což mi bylo při státní kontrole oznámeno- nová novela= nový spisový a skartační řád.)
petraho
 
Příspěvky: 34
Registrován: stř 10. úno 2010 13:59:28

Re: Archivní a spisová služba od 1.7. 2012

Příspěvekod VěraK » úte 04. pro 2012 15:30:53

Toto je vzor z posledního školení. Škola si může vybrat, zda vede spisovou službu v listinné či elektronické podobě. :)
Tento spisový řád je jakýmsi vzorem, který si musí každá škola přizpůsobit svým podmínkám a vlastnímu chodu administrativy. Texty, které jsou napsány v závorkách, kurzívou a tučně, jsou různá vysvětlení, upozornění a příklady. Neopisujte je tedy do svých vlastních spisových řádů!
Rovněž musíte svůj vlastní spisový řád přizpůsobit tomu, jak vedete spisovou službu, zda v analogové podobě, nebo v elektronickém systému spisové služby. V tomto vzorovém spisovém řádu jsou popsány obě formy, vyberte si proto ty pasáže, které odpovídají vašemu způsobu vedení spisové služby.

SPISOVÝ ŘÁD PRO VŠECHNY TYPY ŠKOL
(VZOR)
Vzorový spisový řád je shodný pro všechny typy škol. Každá škola si jej však tvoří podle vlastních provozních potřeb a zvyklostí.
Přílohou spisového řádu je spisový a skartační plán. Tyto vzory se již poněkud liší u jednotlivých typů škol a naleznete je jako další přílohy.

SPISOVÝ ŘÁD
I.
Úvodní ustanovení
Spisový řád upravuje provádění spisové služby, která zajišťuje odbornou správu dokumentů vzniklých z činnosti školy, popřípadě z činnosti jejích právních předchůdců, zahrnuje jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení. Vychází ze zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů č. 499/2004 Sb., který byl změněn zákonem č. 190/2009 Sb., řídí se vyhláškou o podrobnostech výkonu spisové služby č. 191/2009 Sb., § 38a (o povinné dokumentaci), zákona č. 29/1984 Sb., o soustavě ZŠ,SŠ, Vyšších odborných škol ve znění pozdějších předpisů a zákonem o účetnictví č. 563/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Úkolem spisové služby je kompletní péče o dokumenty, jejich přesná a úplná evidence, řádné ukládání do spisovny a vyřazování v periodických skartačních řízeních podle skartačních znaků a lhůt.
Za dokumenty se pro účely tohoto spisového řádu považuje každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná informace, zaznamenaná ať již v analogové (listinné) či digitální podobě, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena.
II.
Příjem dokumentů
1. Dokumenty se přijímají na sekretariátu školy. Pokud někdo převezme dokument osobně, například při služebním jednání nebo dokument vytvoří z telefonického či ústního podání, okamžitě ho předá k zaevidování na sekretariátu školy.
2. Pokud je na doručené obálce na prvním místě před označením školy uvedeno jméno a příjmení zaměstnance, předá se obálka adresátovi neotevřená. Zjistí-li zaměstnanec po otevření obálky, že obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí neodkladně jeho dodatečné zaevidování. Obdobně postupuje rovněž zaměstnanec, na jehož adresu elektronické pošty byl přímo doručen dokument úředního charakteru v digitální podobě.
3. U došlých zásilek se kontroluje:
- zda je obal zásilky neporušený, a pokud se zjistí závady, ihned se u pošty reklamují,
- omylem došlé dokumenty se buď ihned vrátí poště nebo zašlou přímo správnému adresátovi.
4. Obálky se vyřazují bez skartačního řízení vyjma těch, které se ponechávají u dokumentu jako jeho součást. Je to v těchto případech:
- je-li zásilka určena do vlastních rukou,
- je-li to nezbytné pro určení, kdy byla zásilka podána k poštovní přepravě nebo kdy byla doručena
- je-li to rozhodné pro zjištění adresy odesílatele
5. Pokud je dokument doručen v digitální podobě a je-li opatřen zaručeným elektronickým podpisem, elektronickou značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem, je nutno ověřit jejich platnost.
6. Dokument doručený v digitální podobě, který neobsahuje škodlivý kód, se v nezměněné podobě uloží v úložišti doručených datových zpráv, zavede se do elektronického systému spisové služby a označí se jednoznačným identifikátorem. Pokud je škodlivý kód zjištěn, původce tento dokument neukládá, ale zničí. V takovém případě se dokument považuje za nedoručený.
7. Pokud je zjištěn škodlivý kód, ale dokument obsahuje věcnou informaci schopnou dalšího využití a pověřená osoba (např. sekretářka), která přijímá dokumenty, ho uloží do zvláštního úložiště s bezpečnostním režimem, pokud tak lze učinit. Dále z informací, získaných z tohoto dokumentu, vytvoří dokument nový a iniciační dokument zničí. O zjištění škodlivého kódu vyrozumí odesílatele.

III.
Označování dokumentů
1. Označování dokumentů v digitální podobě zajišťuje elektronický systém spisové služby. U dokumentů v analogové podobě to je podatelna – sekretariát školy.
2. Součástí elektronického systému spisové služby je zároveň evidence dokumentů v analogové podobě.
3. Pokud škola vede spisovou službu v elektronické podobě:
- doručený, nebo školou vytvořený dokument v digitální podobě opatří jednoznačným identifikátorem. Jednoznačný identifikátor obsahuje označení školy, popřípadě zkratku označení školy, a to ve formě číselného, alfanumerického nebo čárového kódu,
- dokument, který byl předán na nosičích dat, se předá elektronické podatelně k uložení do úložiště doručených datových zpráv a zavedení do elektronického systému spisové služby,
- dokument doručený v analogové podobě se opatří otiskem podacího razítka, a pokud je to možné, převede se do podoby digitální a zde se opatří jednoznačným identifikátorem.
4. Pokud škola vede spisovou službu v analogové podobě:
- doručený dokument opatří otiskem podacího razítka
- vlastní vytvořený dokument opatří číslem jednacím nebo číslem ze samostatné evidence dokument
- doručený nebo vytvořený dokument v digitální podobě převede do podoby analogové, tento opatří podacím razítkem, číslem jednacím nebo evidenčním číslem samostatné evidence dokumentů
5. Podací razítko obsahuje: název školy, datum doručení, číslo jednací, zkratku zpracovatele, spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu, údaj o počtu listů a počtu listů příloh nebo počtu svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh.
6. Číslo jednací se vytváří zápisem do elektronického systému spisové služby (nebo do podacího deníku) a tvoří ho zkratka školy, pořadové číslo zápisu v podacím deníku, lomené kalendářním rokem, ve kterém je dokument evidován.

IV.
Evidence dokumentů
1. Základní evidenční pomůckou listinné spisové služby je podací deník, který je veden na sekretariátu školy. Podací deník je vázaná kniha, která je v záhlaví označena názvem školy a rokem, ve kterém je vedena.
2. Základní evidenční pomůckou spisové služby, vedené v elektronické podobě, je elektronický systém spisové služby. Dokumenty mohou být rovněž evidovány v samostatných evidencích dokumentů.
3. Do elektronického systému spisové služby (nebo do podacího deníku) se zapisují jak dokumenty došlé, tak i dokumenty vzniklé z vlastní činnosti školy. Výjimku tvoří dokumenty, které se do podacího deníku nezapisují, ale evidují se v samostatné evidenci dokumentů. (viz. odstavec 11), nebo takové dokumenty, které nesouvisí přímo s činností školy, a proto se neevidují vůbec. Jsou to například letáky, prospekty, pozvánky, zákoníky a jiné tiskoviny.
4. Elektronický systém spisové služby (nebo podací deník) obsahuje tyto rubriky:
- pořadové číslo,
- datum doručení dokumentu, případně datum vyhotovení vlastního dokumentu,
- adresa odesílatele nebo poznámka „vlastní“,
- číslo jednací odesílatele,
- počet listů došlého nebo vlastního dokumentu a počet listů nebo svazků příloh,
- stručný obsah dokumentu,
- komu a kdy byl dokument přidělen k vyřízení,
- datum odeslání dokumentu a adresa, kam byl vyřízený dokument odeslán,
- způsob vyřízení dokumentu, pokud dokument nevyžaduje odpověď, píše se do této rubriky „na vědomí“,
- počet listů odeslaného dokumentu, počet listů nebo svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich druh a počet,
- spisový znak, skartační znak a skartační lhůta,
- počet uložených listů dokumentů,
- jednoznačný identifikátor dokumentu v digitální podobě, pokud se jedná o evidenci dokumentů v digitální podobě v elektronickém systému spisové služby.
5. Číselná řada v elektronickém systému spisové služby (nebo v podacím deníku) začíná dnem 1. ledna pořadovým číslem 1 a končí dnem 31. prosince. Zbývající prázdné kolonky se pod posledním zápisem v podacím deníku proškrtnou a označí slovy „Ukončeno dne 31. prosince číslem jednacím …“ a jménem a podpisem zaměstnance pověřeného vedením spisové služby.
1. Zápisy v listinné evidenci dokumentů se provádí srozumitelně, přehledně, čitelně a trvalým způsobem. Chybný zápis se škrtne tak, aby zůstal čitelný i po provedení škrtu a v případě potřeby se chybný zápis doplní správným zápisem. Oprava se opatří datem, jménem a příjmením a podpisem toho, kdo opravu provedl. V elektronickém systému spisové služby se oprava a identifikace provádějících osob zpracovává automaticky, způsobem, který stanoví národní standard.
7. Pokud je dokument zaevidován v jednom typu evidence dokumentů a poté převeden do druhé, primární evidenční záznam se ukončí poznámkou o přeevidování dokumentu, včetně uvedení nového evidenčního čísla dokumentu.
8. Vlastní dokumenty, vytvořené školou, se rovněž zapisují do podacího deníku. Do rubriky „zaslal kdo“ (nebo“odesílatel“) se vepíše slovo „vlastní“ a dále se vypisují všechny rubriky stejně jako u ostatních dokumentů.
9. Pokud se při zapisování do evidence dokumentů používají zkratky, musí evidence obsahovat jejich seznam s vysvětlivkami.
10. Elektronický systém spisové služby musí být kompatibilní s požadavky stanovenými národním standardem pro elektronické systémy spisové služby. (od 1. 7. 2012).
11. Dokumenty, které se evidují v samostatné evidenci dokumentů, se označují evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů. Evidenční číslo obsahuje název samostatné evidence dokumentů a pořadové číslo. Mezi dokumenty, které se evidují v samostatné evidenci dokumentů patří například: faktury, objednávky apod..
V.
Tvorba spisu
1. Spis je vytvářen spojováním dokumentů nebo pomocí sběrného archu.
2. Spojováním dokumentů: nový dokument se zaeviduje v evidenci dokumentů a přidělí se mu číslo jednací, nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. V evidenci dokumentů se u předchozího i nového dokumentu poznamenají vzájemné odkazy. Součástí spisu je vždy soupis vložených dokumentů s jejich čísly jednacími nebo evidenčními čísly ze samostatné evidence dokumentů.
3. Spojování dokumentů v digitální podobě v elektronickém systému spisové služby probíhá formou křížových odkazů.
4. Pomocí sběrného archu: V evidenci dokumentů jsou zaznamenány evidenční údaje o spisu a iniciační dokument je zaevidován ve sběrném archu jako první. V iniciačním dokumentu se za číslo jednací doplní pomlčka nebo lomítko a číslo 1 (u dalších dokumentů 2, 3, 4…), což je pořadové číslo zápisu dokumentu ve sběrném archu. Ve sběrném archu jsou vedeny stejné údaje jako v podacím deníku.
5. Tímto způsobem se vytváří také spis při správním řízení

VI.
Rozdělování a oběh dokumentů
1. Rozdělování doručených dokumentů provádí sekretariát školy podle spisového řádu školy. Zaevidovaný dokument se předává k vyřízení příslušnému útvaru školy, případně osobě určené k jeho vyřízení.
2. Ředitel školy zajistí oběh dokumentů způsobem umožňujícím sledovat veškeré úkony s dokumenty, identifikovat osoby, které úkony provedly a určit datum, kdy byly úkony provedeny.
VII.
Vyřizování dokumentů
1. Po provedení zápisu do elektronického systému spisové služby (nebo do podacího deníku) se dokumenty předávají příslušným zaměstnancům k vyřízení.
2. Odpověď na došlý dokument se eviduje na sekretariátu školy v elektronickém systému spisové služby (nebo v podacím deníku), kde se doplní údaj o způsobu vyřízení, tedy komu byla zaslána odpověď, den odeslání, počet listů odesílaného dokumentu a počet listů nebo svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, dále pak spisový znak, skartační znak, skartační lhůta nebo rok zařazení dokumentu do skartačního řízení, počet listů nebo jiný údaj o rozsahu uloženého dokumentu.
3. Pokud jsou dokumenty vyřizovány telefonicky, faxem, e-mailem nebo ústně, učiní se o tom do podacího deníku příslušný záznam.
4. Dokumentu se přidělí nejpozději při jeho vyřízení spisový znak, skartační znak a skartační lhůta podle spisového a skartačního plánu.

VIII.
Vyhotovování a podepisování dokumentů a užívání razítek
1. Škola používá dopisních papírů se záhlavím, v němž jsou uvedeny název, adresa školy a číslo jednací dokumentu nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. V odpovědi na doručený dokument se uvádí také číslo jednací odesílatele, případně evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů, pokud je obsahuje.
2. Dalšími náležitostmi jsou: datum podpisu dokumentu, počet příloh, dokumentu v digitální podobě počet příloh, pokud to povaha dokumentu umožňuje určit, počet listů příloh nebo svazků příloh, jde-li o dokument v analogové podobě, jméno, příjmení a funkce osoby pověřené podpisem dokumentu.
3. Podpisové právo pro dokumenty školy má ředitel školy, při jeho nepřítomnosti zástupce ředitele školy (nebo jiná pověřená osoba).
4. Podpisové právo na příkazy k úhradě mají následující osoby: (osoby je nutno vyjmenovat jejich funkcemi nikoli jmény, například: ředitel školy, zástupce ředitele školy, hospodářka školy a sekretářka ředitele školy).
5. Ředitel školy může pověřit kteréhokoli zaměstnance školy k podpisu konkrétního dokumentu.
6. Veškerá razítka se předávají vždy proti podpisu zaměstnanci, který s nimi disponuje a chrání je před zneužitím. Evidence razítek je vedena na sekretariátu školy. Musí v ní být otisk razítka s uvedením jména, příjmení, funkce a podpisu osoby, která razítko převzala, datum převzetí, datum vrácení a datum vyřazení razítka z evidence.
7. Razítko se státním znakem, které je používáno ve škole, je kulaté. Uvnitř razítka je vyobrazení státního znaku a po obvodu je název školy.
8. Razítko se státním znakem lze používat jen tehdy, obsahuje-li dokument usnesení, správní rozhodnutí, nebo osvědčuje-li důležitost skutečnosti a oprávnění. V běžném korespondenčním styku se razítko se státním znakem nesmí používat.
9. Při běžném korespondenčním styku se používá hranaté razítko bez státního znaku.
10. Při ztrátě razítka je třeba o tom bezodkladně uvědomit:
- zřizovatele školy,
- policii ČR v dané obci či městě,
- zaslat oznámení o ztrátě razítka na adresu redakce Věstníku MŠMT, Karmelitská 7, 118 12 Praha 1, která zajistí uveřejnění oznámení ztráty razítka.
V oznámení se uvede datum, od kdy se razítko postrádá a o jaké razítko s textem se jedná.
11. Škola vede evidenci kvalifikovaných certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb, jichž je držitelem a na nichž jsou založeny jím užívané uznávané elektronické podpisy a rovněž evidenci kvalifikovaných systémových certifikátů, jichž je držitelem a na nichž jsou založeny jím užívané elektronické značky a to v rozsahu údajů:
a. číslo certifikátu
b. specifikace, zda se jedná o kvalifikovaný certifikát nebo kvalifikovaný systémový certifikát
c. počátek a konec platnosti certifikátu
d. heslo pro zneplatnění certifikátu
e. datum a důvod zneplatnění certifikátu
f. údaje o kvalifikovaném poskytovateli certifikačních služeb
g. identifikace oprávněného uživatele zaručeného elektronického podpisu



IX.
Odesílání dokumentů
1. Dokumenty, určené k odeslání, se předávají na sekretariát školy, kde jsou zapsány do podacího deníku a opatřeny náležitostmi k jejich odeslání.
2. Dokumenty jsou odesílány obyčejnou poštou, doporučeně, na doručenku, nebo do vlastních rukou podle jejich závažnosti, popř. faxem, e-mailem nebo datovou schránkou.
3. Dokumenty mohou být rovněž odesílány prostřednictvím elektronické podatelny nebo datové schránky.

X.
Ukládání dokumentů
1. Dokumenty a spisy se ukládají podle spisového a skartačního plánu ve spisovně školy nebo v elektronickém systému spisové služby.
2. U zpracovatele se ponechávají pouze dokumenty z běžného školního, případně kalendářního roku a dokumenty dosud nevyřízené. Ostatní se v pravidelných lhůtách, zpravidla po ukončení školního roku, ukládají do spisovny školy.
3. Dokumenty se před uložením do spisovny musí přehledně uspořádat a řádně označit dle spisového a skartačního plánu.
4. Před uložením dokumentů nebo spisů, ať již do spisovny, nebo do elektronického systému spisové služby, by měl zaměstnanec, který spis vyřídil nebo z jehož činnosti spis vznikl, zkontrolovat jeho úplnost. Měl by zjistit, zda spis obsahuje soupis dokumentů a rovněž, zda jsou v něm zařazeny všechny dokumenty, které jsou v soupisu uvedeny, včetně příloh.
5. Dokument nebo spis v analogové podobě je úplný, pokud obsahuje podací razítko, číslo jednací nebo číslo ze samostatné evidence dokumentů, spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu, v případě spisů také všechny dokumenty, uvedené v soupisu spisu nebo ve sběrném archu.
6. Dokument nebo spis v digitální podobě se považuje za úplný, je-li opatřen metadaty, stanovenými v národním standardu pro elektronické systémy spisové služby. Pokud je to možné, tak se neúplný dokument v digitální podobě doplní o metadata, nebo se převede do analogové podoby a opatří se náležitostmi analogového dokumentu. O převodu do analogové podoby musí být učiněn záznam v evidenci dokumentů.
7. Posuzovatel skartační operace, čili osoba pověřená vedením spisovny, vede evidenci spisů, uložených ve spisovně. K této evidenci slouží archivní kniha, do které se zapisují: pořadová čísla, názvy (neboli typy) dokumentů, spisové znaky, skartační znaky a skartační lhůty, množství, časový rozsah, rok ukončení skartační lhůty a číslo jednací protokolu o provedeném skartačním řízení.
8. Pracovník pověřený vedením spisovny odpovídá:
- za uložení, přehlednost a zpracování podle spisového řádu,
- za vedení archivní knihy,
- za evidenci o zapůjčování a nahlížení do dokumentů v analogové podobě.
U dokumentů v digitální podobě je evidence přístupů vedena elektronickým systémem spisové služby.
9. Dojde-li ke ztrátě nebo zničení dokumentu v analogové podobě, do kolonky o vyřazení dokumentu v archivní knize se zapíše slovo „Ztráta“ a číslo jednací dokumentu, kterým byla ztráta řešena.
10. Dojde-li k nenávratnému poškození nebo zničení dokumentu v digitální podobě nebo nelze-li dokument v digitální podobě zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, poznamená se tato skutečnost do poznámky v evidenci dokumentů včetně čísla jednacího nového dokumentu, kterým bylo poškození nebo zničení řešeno.

XI.
Skartační lhůty
1. Skartační lhůta je doba udaná počtem let, po kterou zůstávají dokumenty uloženy ve spisovně školy.
2. Označuje se číslicí za skartačním znakem. Skartační lhůta začíná běžet od 1. ledna následujícího roku po roce, ve kterém byl dokument vyřízen nebo pozbyl svou platnost. (Vysvětlení: Školy si mohou stanovit podle vlastního uvážení začátek období, tzv. spouštěcí událost, kdy začne plynout skartační lhůta. Ve výše uvedené případě odstavce 2. si škola stanovila okamžik rozhodný pro plynutí skartační lhůty /spouštěcí událost/ okamžik vyřízení dokumentu nebo pozbytí jeho platnosti).


XII.
Skartační znaky
Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob, jakým se s dokumentem naloží ve skartačním řízení.
Archivním zákonem jsou dány tři typy skartačních znaků. Jsou to skartační znaky „A“ „S“ a „V“.
Skartační znak „ A “ (archiv) – označuje dokumenty trvalé hodnoty, které budou po uplynutí skartačních lhůt ve skartačním řízení navrženy k výběru za archiválie a k trvalému uložení do archivu.
Skartační znak „ S “ (stoupa) – označuje dokumenty bez trvalé hodnoty, které budou po uplynutí skartačních lhůt navrženy v rámci skartačního řízení ke zničení.
Skartační znak „ V “ (výběr) – označuje dokumenty, jejichž hodnotu nelze předem – tedy v okamžiku vzniku nebo vyřízení dokumentu – určit a znamená, že tyto dokumenty budou po uplynutí skartačních lhůt posouzeny skartační komisí a rozděleny mezi dokumenty se skartačním znakem „ A “ nebo mezi dokumenty se skartačním znakem „ S “.
Dokument se označuje jedním skartačním znakem. Spis se označuje skartačním znakem toho dokumentu ve spisu, který má nejvyšší hodnotu.
Skartační znak „A“ má vyšší hodnotu než skartační znak„V“ a „V“ má vyšší hodnotu než skartační znak „S“.

XIII.
Vyřazování dokumentů a skartační řízení
1. Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta a úřední razítka vyřazená z evidence.
2. Dokumenty a spisy v digitální podobě, zařazené do skartačního řízení, se ukládají ve výstupních formátech a opatřují se metadaty, stanovenými v národním standardu pro elektronické systémy spisové služby. Pokud dokument nebo spis v digitální podobě není uložen ve stanoveném výstupním datovém formátu, škola ho, je-li to možné, do požadovaného datového formátu převede. Pokud dokument nelze opatřit metadaty a nelze ho převést do požadovaného výstupního formátu, musí být dokument převeden do analogové podoby a opatřen všemi náležitostmi analogového dokumentu.
3. Posuzovatel skartační operace, (např. sekretářka ředitele) sestaví seznamy dokumentů určených k posouzení ve skartačním řízení. Zvlášť budou uvedeny dokumenty se skartačním znakem „A“, zvlášť seznamy dokumentů se skartačním znakem „S“ Dokumenty se skartačním znakem „V“ musí posoudit tříčlenná skartační komise, jejímiž členy jsou např. ředitel školy, hospodářka a sekretářka (posuzovatel skartační operace) a musí je rozdělit mezi seznamy dokumentů „A“ a „S“. Tyto seznamy, spolu s průvodním dopisem skartačního návrhu v listinné podobě, předá sekretářka ředitele ve dvojím vyhotovení příslušnému archivu.
4. Skartační seznam obsahuje vždy: pořadové číslo dokumentu, jeho spisový znak, název (druh) dokumentu, jeho rok vzniku nebo časový rozsah, skartační znak a lhůtu a počet evidenčních jednotek dokumentů (např. šanonů, krabic, balíků, složek …).
5. Na základě předloženého skartačního návrhu provede pověřený zaměstnanec z příslušného archivu odbornou archivní prohlídku dokumentů a razítek navrhovaných k vyřazení. Poté sepíše protokol o provedeném skartačním řízení. V příloze uvede seznam dokumentů vybraných za archiválie a vydá souhlas se zničením dokumentů označených skartačním znakem „S“.
6. Škola předá příslušnému archivu dokumenty vybrané jako archiválie. O předání archiválií k trvalému uložení v archivu se sepíše úřední záznam.
7. Škola na základě souhlasu ke zničení dokumentů označených skartačním znakem „S“ zabezpečí jejich zničení – znehodnocení tak, aby nebyla možná jejich rekonstrukce a identifikace obsahu.
8. Dokumenty uložené v úložišti doručených a odeslaných datových zpráv se uchovávají v úložištích minimálně po tři následující kalendářní roky. Poté se dále neuchovávají. Jelikož se jedná o duplicitní dokumenty, které nepodléhají označování a evidenci, nevyřazují se ve skartačním řízení ani mimo skartační řízení. Doporučuje se ničit vždy současně dokumenty uložené během jednoho kalendářního roku. Dokumenty uložené v úložištích převedených dokumentů se vyřazují společně s převedenými dokumenty.
9. Razítka se ničí znehodnocením plochy se znakem nebo textem.
(Pokud škola používá datovou schránku, doporučuji, aby ve spisovém řádu bylo rovněž popsáno užívání datové schránky, popsán postup při přebírání a odesílání dokumentů prostřednictvím datové schránky a vypsány osoby oprávněné k jejímu přístupu.)


Součástí tohoto spisového řádu jsou tyto přílohy:
č. 1 – spisový a skartační plán,
č. 2 – vzor skartačního návrhu,
č. 3 – vzor příloh ke skartačnímu návrhu,

Tento Spisový řád nabývá účinnosti dne …………



podpis ředitele školy
VěraK
 
Příspěvky: 1
Registrován: čtv 01. bře 2012 15:01:04


Zpět na Spisová služba

Kdo je online

Uživatelé procházející toto fórum: Žádní registrovaní uživatelé a 1 návštěvník